チャットワークの活用法と5大メリット

インターネットに接続できる環境が整っていればいつでもどこでも利用できるのがチャットワークです。

チャットワークは電話やメールなどの代りに言葉と言葉で更新するツールの一つです。

出張先でも営業で外回りをしているときでも取引先との商談中でも手軽に利用できます。

そのほかにグループやチームを作ることによって連絡や情報共有、1日の業務内容や業務の優先順位の確認などもできます。

 

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チャットワークのメリット

外出時にパソコンを持参していない場合でもスマートフォンなどのモバイル端末にもアプリケーションとしてダウンロードし、アカウントを登録しておくと利用できる環境が整いますので何か連絡があった時には確認や返信ができますので大変便利なクラウドツールです。

またメールや電話は個人間でもビジネスでも利用頻度の高いツールの一つです。

とくに職場でプロジェクトチームを作って業務を行なう場合、メールを使ってメンバーの一人一人にメールを配信するのは大変な手間がかかりますのでメーリングリストにメンバーを登録して一斉または個別に配信します。

 

ところがメールの場合は配信数が多いと見逃すこともあるため、メールや電話よりも便利なツールとしてチャットワークを利用する機会が増えつつあります。

そこでチャットワークの活用法とそのメリットについて3つのポイントにまとめてみました。

参考:データ管理に最適なGoogleドライブの8つの機能

 

電話や配信メールの手間の軽減

プロジェクトチームのメンバー全員に情報共有したい場合は電話では伝達できないことがあります。

配信メールの場合はあいさつ文や署名が必要となり、会話が続くと長文となることもあります。

また配信メールの宛先を探してTO・CC・BCCなどに振り分ける必要があります。

 

短文によるメッセージラリー

チャットワークはもともとチャットを基準にした情報ツールなので、短文によるメッセージラリーを気軽に続けることができます。

事前にメンバー自身によって登録する必要があります。

登録確認後、チャットワーク上に表示されているメンバーアイコンと名前を確認しながらメッセージ配信やメッセージラリーを続けることができます。

 

返信の必要有無を分別

メーリングリストの場合は配信メールの内容によって返信が必要かどうかを分別できないままに溜まっていくことがあります。

ところがチャットワークの場合は未読メッセージとTO指定の未読メッセージをソートすることができるため、TO指定のメッセージを優先に内容を確認して、それ以外は後回しにすることができます。

 

一斉配信と個別配信が選択できる

グループやプロジェクトチーム別に領域を確保し、個別管理ができます。

個人同士でも領域確保と管理ができます。

ここがLINEやスカイプといったSNS系とは違うところです。

便利さの追求といっても過言ではありません。

参考:Windowsのショートカットキーのまとめ

 

関係者だけの掲示板

プロジェクトチームや業務内容に合わせたチームに分けることで関係者だけの専用掲示板になります。

LINEだとグループを作るのも面倒ですが、チャットワークならすぐにグループを作ることができます。

また、LINEグールプだとグループの友達を勝手に登録してしまう人がいますが、チャットワークはその辺りの管理が楽です。

 

宛先指定した個人や該当者のみに連絡できる

グループやプロジェクトチーム内で宛先を指定して連絡したいときはTO指定を付加することによって他の人と分けることができます。

同一グループ内ではTO指定のメッセージ確認ができるため、業務状況などを把握できます。

 

言い換えると、業務管理を一元化することができます。

LINEグループやメッセンジャーだと、別々のグループで業務管理が大変です。

その辺りを効率化できるようになります。

 

過去の受送信内容を検索しやすい

検索機能を利用して過去の受信内容をキーワードによる指定検索ができます。

検索機能が備わっているメーラーにて過去の受信メールを件名や送信者で検索後、該当するメールを一つ一つ開封すると本筋の内容を確認する時間がかかってしまいます。

 

チャットワークに備わっている検索機能は、掲示板形式を採用しているため、件名や送信者をキーワードにして検索すると容易に過去の経緯を把握することができます。

また日付の検索も可能でファイルなどはダウンロードやアップロードもできます。

PDFなどの書類やタスク管理化できるのは非常に便利と言えます。

参考:無線LAN(Wi-Fi)のセキュリティーに関する安全性

 

まとめ

チャットワークの活用法とメリットを解説してきましたが、特に外注を多く抱えている方はぜひ活用してみてください。

LINEグループを乱立させるよりチャットワークをうまく使いこなした方が圧倒的に効率化することができます。

効率化できれば、その分別の作業に時間を投下できたりできますので、より売上も上がっていくことでしょう。

 

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