データ管理に最適なGoogleドライブの8つの機能

今の時代クラウドストレージサービス(クラウド上にデータを保存するサービス)が当たり前になりつつあります。

類似しているものではDropBox・OneDrive・iCloud・SkyDriveなどがあります。

このようにクラウドストレージサービスについては選択肢がいくつもあり、利用方法はさまざまですが、なかでもGoogleドライブついて使いこなすためのポイントを採り上げ、まとめてみました。

 

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ドキュメントファイルを作成・編集・保存

「GoogleSpreadsheets」という表計算機能を備えたオンライン上のソフトウェアが公開されました。

その後「GoogleDocs&Spreadsheets」として文書作成と表計算機能が統合され、さらにGmailや日本語機能が備わり、Googleドキュメントとして再生しました。

 

Googleドキュメントを利用して文書作成や表計算を行ない、保存したファイルはドキュメントして編集することができます。

Googleドライブに保存したドキュメントファイルは、Googleアカウントを登録することによって場所を選ぶことなくインターネット環境が整っている場所であれば新規作成から保存・印刷まで行うことができます。

参考:Dropboxのインストール方法を解説

 

ファイルは容量無制限

マイクロソフトのワード形式で作成した文書を保存する場合は、ファイルの容量分だけGoogleドライブの領域を使用しますが、Googleドキュメント形式のファイルの場合は、ファイルの容量にかかわらず保存領域を使用できます。

ワード形式やエクセル形式で作成したドキュメントをGoogleドキュメント形式に変換し、保存することによって容量無制限で使用することができます。

 

アプリケーションの連携による使い勝手さ

iPhone・iPad・スマートフォン・タブレットなどのモバイル端末にもGoogleドライブが搭載されています。

メモ的な文書や画像をモバイル端末本体に保存するもしくはGoogleドライブに保存するなど選択肢が用意されています。

 

Googleドキュメントで作成したファイルを参照する機能も備わっているため、パソコンを利用せずとも編集や保存ができます。

モバイル端末に備わっているアプリケーションとの連携により非常に使い勝手がよいクラウドストレージサービスです。

 

ファイル共有機能

Googleドライブに保存されたすべてのファイルはリンク機能が付加されることから複数人によるファイルの閲覧ができます。

またファイルを編集・保存する場合は、ファイル管理者に共有申請を行ない、許可承諾を受けた人だけが操作できるようになっているため、セキュリティ機能も備わっています。

 

ドキュメントの検索機能

大量のドキュメントが保存されていても素早く検索する機能が備わっています。

検索速度は非常に秀でており、オンラインメールアドレスとして使用できるGmailの検索機能と同じくファイル名や記述内容の1文や関連するテキスト文でも瞬時に検索結果を表示します。

 

強固なセキュリティ機能

データの基盤整備となるデータセンターは世界中に分散し、その数は36ヶ所になります。

個々のユーザが保存していると思われるデータセンターを外部者が特定することは難しい状態にあります。

 

米国の高度セキュリティ報監査認定規格を取得し、ISO27001セキュリティの国際規格の認証も受けています。

データの基盤整備面では強固なセキュリティですが、データを保護するのはあくまでユーザ側であるため、さらなるセキュリティ強化のための対策は必要です。

 

Googleサービスとの連携

GmailにGoogleドライブからファイルや画像などを添付するときには簡単に操作ができるようアイコンが貼りついています。

Googleサービスでは非常に便利な機能であり、反対に配信されたメールの添付ファイルはセキュリティチェックを施しながら、Googleドライブに保存する機能が備わっています。

添付ファイルにもリンク用のインデックスが付加されるため、ファイル共有も簡単にできます。

参考:効率化重視のChrome拡張機能おすすめ7選

 

容量を安価で追加

Googleドライブの容量は15GBまでは無料となっています。

文書保存の場合は十分な容量ですが、画像や図式化したプレゼンテーションファイルの場合はワーク領域も含まれるため、通常の文書よりも大容量のまま保存されることがあります。

15GBの容量もたちまち満杯になることも考えられます。

 

ユーザが総合的に判断してあらかじめ容量を追加することができます。追加容量と料金については次の通りです。

  • 15GB~無料
  • 100GB~ 250円/月
  • 1TB~ 1,300円/月
  • 10TB~13,000円/月
  • 20TB~26,000円/月
  • 30TB~39,000円/月

参考:無線LAN(Wi-Fi)のセキュリティーに関する安全性

 

まとめ

以上、Googleドライブを使いこなすためのポイントをまとめてみました。

まだまだ未知の部分もありますが、Googleドライブはこれからもサービスが向上していくものと思います。

クラウドでの管理は今の時代必須になりつつありますので、ぜひ活用しみてください。

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